Hifadhidata ni orodha ya habari. Takwimu zimepangwa kulingana na sheria zinazokubalika kwa jumla. Vitabu vya simu au kamusi ni mifano rahisi zaidi ya hifadhidata. Pamoja na maendeleo ya teknolojia ya kompyuta, hifadhidata zimekuwa kubwa zaidi na ngumu zaidi.
Kuelewa Hifadhidata
Hifadhidata ni zana ya kukusanya na kuandaa habari. Zinaweza kuwa na data kuhusu watu, bidhaa, fedha, na zaidi. Kujenga msingi huanza na orodha rahisi au lahajedwali. Kwa muda, orodha hii inakua, na upungufu na kutofautiana huanza kuonekana kwenye data. Inakuwa ngumu kufikiria wao kama orodha. Mara tu matatizo haya yanapoanza kuonekana, ni wazo nzuri kuyageuza kuwa hifadhidata kwa kutumia mfumo wa usimamizi wa hifadhidata (DBMS). Moja ya bidhaa bora katika eneo hili ni Microsoft Office Acess, ambayo inachanganya kubadilika, urahisi wa matumizi na kiolesura cha urafiki.
Meza
Jedwali kwenye hifadhidata linaonekana kama meza rahisi kwa kuwa data imehifadhiwa katika safu na safu. Kama matokeo, kawaida ni rahisi kuagiza meza ya kawaida kwenye hifadhidata. Tofauti kuu kati ya lahajedwali na hifadhidata ni kiwango cha upangaji wa habari.
Kila safu katika meza inaitwa rekodi. Vipande vya habari vilivyochaguliwa huhifadhiwa kwenye kumbukumbu. Kila moja yao ina uwanja mmoja au zaidi. Mashamba yanafanana na nguzo kwenye meza. Kwa mfano, unaweza kuunda meza inayoitwa "Wafanyakazi", ambapo kila rekodi (safu) ina data ya kibinafsi ya mfanyakazi (jina la kwanza, jina la mwisho), na kila uwanja (safu) inatoa habari kumhusu (anwani, n.k.). Shamba zinapaswa kuteuliwa kama aina maalum ya data, iwe maandishi, tarehe, saa, nambari, au aina nyingine ya habari.
Fomu
Fomu wakati mwingine hujulikana kama "skrini za kuingiza data". Hii ndio aina ya kiolesura kinachotumika kufanya kazi na data yako. Fomu mara nyingi huwa na vifungo vya amri ambavyo hufanya kazi anuwai. Inawezekana kuunda hifadhidata bila kutumia fomu kwa kuhariri data ya kuingiza kwenye meza za kumbukumbu. Walakini, hifadhidata nyingi hutumia fomu kutazama, kuingia, na kurekebisha meza.
Maswali
Maswali ni kazi halisi ya hifadhidata na inaweza kutumika kwa kazi anuwai. Matumizi yao ya kawaida imekuwa kupata data maalum kutoka kwa meza. Habari ambayo mtumiaji anataka kupokea kawaida huenea kwenye meza kadhaa. Maswali hukuruhusu kutazama meza zote kwa wakati mmoja na kuonyesha matokeo ya utaftaji kwenye skrini. Kwa kuongezea, maswali hukuruhusu kuongeza vigezo ambavyo vinachuja data ya swala maalum.
Ripoti
Ripoti hutumiwa kwa muhtasari na kuwasilisha data kwenye meza. Kila ripoti inaweza kuhaririwa kuwasilisha habari katika muundo tofauti. Ripoti inaweza kuzalishwa wakati wowote na itaonyesha hali ya sasa ya hifadhidata.
Macros
Macros katika Ufikiaji ni sawa na lugha ya programu inayotumiwa kuongeza utendaji wa hifadhidata. Kwa mfano, wakati wa kuambatanisha jumla kwenye kifungo kwenye fomu, itafanya kila kitufe kinapobofyewa. Macros zina vitendo vya kutekeleza majukumu maalum, kama vile kutoa ripoti, kutekeleza hoja, au kusahihisha habari. Shughuli nyingi za hifadhidata za mwongozo zinaweza kujiendesha kwa kutumia macros. Hii inaokoa muda na rasilimali nyingi za PC.
